El procedimiento es totalmente digitalizado desde 2018 y cuenta con 3 etapas:

1- Carga de datos y emisión de la solicitud por parte de las instituciones universitarias:

Para iniciar el trámite de legalización, la universidad debe completar datos personales del egresado, los académicos de la carrera y los administrativos referidos al trámite del título. Estos datos pueden ser importados de los sistemas de información con los que las universidades trabajan, lo que permite la reducción de tiempos y limitaciones de errores de carga.

Estos datos son cotejados por la DNGU que, con el uso de tecnología de cruzamiento de datos, coteja la carga con las reglamentaciones vigentes, lo que permite detectar inconsistencias detectadas. De esta evaluación puede surgir la aprobación o la necesidad de subsanar o rectificar alguna información suministrada. En este último caso, el diploma se envía nuevamente a la universidad para que subsane el error y vuelva a iniciar el trámite

2- Envío y evaluación de imágenes

La segunda etapa está vinculada con la evaluación de imágenes. Una vez aprobada la solicitud, la institución universitaria debe remitir la imagen del diploma o certificado, se coteja con los datos suministrados y las firmas de los funcionarios actuantes.

3- Aprobación y entrega del diploma

Una vez aprobado el diploma o certificado, se incorpora al Registro Público de Graduados Universitarios. En ese momento la institución universitaria puede proceder a la entrega del diploma o certificado.